勤怠管理システムの入替の際のデータ移行についてご質問を受けましたので、今回取り上げてみたいと思います。

勤怠管理システムの入替において、過去の出勤簿データを新しいシステムに移行することはほとんどありません。

 

その理由は、出勤簿の過去データを勤怠管理システムで分析することがあまりない(機能がない)からです。

過去データの分析を行う場合は、CSVファイルなどで出力し、Excelを利用して行うことが一般的です。

勤怠管理システムは、現状の労働時間を把握する、これから残業を抑止するなど、現在から未来に向かった情報を見える化する事に長けています。

 

また、クラウドサービスでは、過去データの保存領域はなく、契約時からその先のデータを保管できるようになっています。

システムとして、過去データの保存期間も3年間に限定しているサービスが一般的です。

勤怠管理システムの入替では、従来のシステムに入っている出勤簿はPDFファイルで出力し、自社サーバーなどに電子データとして保存しておきます。

 

但し、有休休暇など休暇の残日数は新しいシステムの運用で必要となりますので、運用開始前後に残日数データをCSVなどで反映させます。

社員マスターの登録は勤怠管理システムの運用に必要な最小限の情報(社員番号、名前、メールアドレスなど)にとどめることで、運用後の入社処理が容易になります。

 

勤怠管理システムの入替では、データ移行を意識する必要はありません。

自社の勤怠管理の業務が将来に向かって効率化できる製品を選択してくださいね。