2021年、1月最初の通常配信となりますので、勤怠管理システムの基礎編として構成要素をお伝えします。

 

勤怠管理システムは主に以下の3つから構成されています。

時刻の記録(打刻)

Webの専用ページから、出退勤ボタンを押す方法や、専用機器やカードリーダーに、ICカードをかざす方法、指紋や静脈認証、顔認証などで、時刻を記録します。
記録された情報をもとに出勤簿が自動作成されます。

労働時間の集計

固定時間制やフレックスタイム制、変形労働制など、自社に沿ったルールで労働時間を集計します。
労働時間の他、残業時間、深夜時間、休日勤務時間等、給与計算や労務管理に必要な時間を算出することができます。

休暇の管理

有休休暇の取得、残日数管理が可能です。社員情報に登録された入社年月日を基準に自動付与されるのが一般的です。
有給以外にも、介護、看護休暇、夏休み等残日数管理が必要な休暇も管理できます。
休日勤務に対する代休付与や取得管理も可能です。

 

上記を補完する機能として、以下も搭載されています。

申請機能(ワークフロー)

有休取得時の申請、承認機能です。システム上に組織が構成され、申請者と承認者の関係が構築できます。
有給以外にも、残業申請、休日勤務申請、特別休暇申請、打刻忘れ、訂正申請などにも利用されます。

社員情報(社員マスター)

社員のログイン情報、入社年月日、メールアドレス(申請結果や承認依頼、アラート受領などに利用)を登録します。
組織情報や役職情報により、権限の制御の基準に利用することも一般的です。

レポート(データ出力、アラート)

給与計算システムに連携させるCSVファイルを生成、出力します。
有休未取得者リストなど労務管理に必要なデータも出力できます。

 

ざっくりではありますが、一般的な勤怠管理システムで搭載されている機能を記載してみました。

システムを検討される場合の参考になればと思います。