勤怠管理システムの導入において、軽視されがちな動作検証の方法をお伝えします。

 

勤怠管理システムの初期設定は、働き方のパターンをイメージしその内容をシステムに反映させていきます。

その反映が完了した段階で不備がないかどうかを検証していきます。

その検証方法は、以下の流れで進めると、本番稼働後のトラブルをある程度回避することできます。

1.日次で発生するパターンの検証

出勤時刻、退勤時刻、申請の組み合わせを想定し、日次の集計結果を確認します。
(平日/所定休/法定休の場合も同様に検証)

例)9:00~18:00(1h休憩)の場合

・出 8:53、退 18:12 → 定時勤務
・出 9:07、退 18:03 → 遅刻
・出 8:53、退 17:40 → 早退
・出 8:53、退 19:03 残業申請あり → 残業
・出 8:53、退 19:03 残業申請なし → 残業
・出 9:07、退 19:03 → 遅+残業
・出 12:48、退 19:03 → AM有休+残業
などなど

集計ルールの異なる従業員毎に勤務表へ反映し、日次の計上値が想定した結果かどうかを確認します。

2.過去の出勤簿の再現

以前の勤務表をシステムに再現し、月次の集計結果がシステムの集計結果と一致するかどうかを確認します。

働き方が異なる従業員毎、不規則な勤務表で確認することで、多くのケースを検証することができます。

3.並行稼働

従来の方法と、新たなシステムでの打刻・申請を併用してもらい、結果が一致するかどうかを確認します。

未知のケースを把握できる可能性があります。

並行稼働期間を設けることで、切り替え時の不安を軽減できる効果もあります。

 

メーカー設定製品の場合、メーカーでの検証と、平行稼働などの助言が期待できます。

自社設定製品の場合には、上記を参考に検証を進めていけば運用後のトラブルをある程度抑えることができると思います。

動作検証は面倒ですが、実施する価値はありますよ。