勤怠管理システムの設定内容を決める要件定義は重要な工程となります。

勤怠管理の業務内容を洗い出し(業務要件)、勤怠管理システムへの設定内容を決めて(システム要件)いきます。

業務要件からシステム要件に置き換える際に、紙やExcelなど手作業の業務内容をすべて忠実にシステムで再現しようとすると、無駄なプロセスが生じます。

 

業務要件の取捨選択を行う場合の判断ポイントをお伝えします。

1.その業務の発生頻度を把握する

2.その業務の目的を把握する

発生頻度が高い業務はシステムでの自動処理が必須です。

現状の業務をそのまま再現することが難しい場合、その目的が果たせるような機能をシステムで再現します。

発生頻度が低い業務は手作業によるシステムへの反映を行うように割り切ることで、運用がシンプルになります。

 

発生頻度の切り分けは、以下でイメージしてください。

・毎月発生する業務は自動処理

・年に数回発生する業務は手作業によるシステム反映

 

具体的には、以下のケースが該当します。

・半日代休と半日有休を組み合わせて1日休暇とする

・休日勤務の際に、通常時と異なる休暇や割増を与える

・特別な事情により遅刻早退を取り消す
などなど

 

休日勤務の場合でも休日出勤の発生頻度が高い場合には、システムによる自動処理(代休の付与や割増の対応)を行うように検討してください。

要件定義は、その良し悪しにより稼働後の運用性が大きく違ってきますので、システム導入時の重要なポイントとなりますよ。