勤怠管理システムの初期設定を行う上で非常に重要な工程、要件定義について、お伝えします。

要件定義には、業務要件、システム要件の順に定義していくことが必要になります。

 

業務要件定義

業務要件定義とは、自社に必要な要素を業務内容から洗い出し、整理することです。

勤怠管理の業務内容が分かっていないとできないため、人事の実務担当者が主導で進める必要があります。

システム要件定義

システム要件定義とは、業務要件からシステムの設定内容を決めていくことです。

システムで、できること、できないことが分かっていないと難しい為、メーカーに任せてしまうか、ある程度製品を理解しながら(ヘルプ確認やサポートを受けながら)進める必要があります。

 

要件定義の過程では、ほとんどの会社で対応が難しいと考えれる要素が発生します。
この時、以下の考え方が、成功失敗を分けるポイントになります。

要件定義では、手段と目的を分けて考える

勤怠管理システムは業務の目的を達成することは得意ですが、手段を再現することは苦手です。

なぜならば、業務要件で定義される手段は現状(手作業)に最適化されたものであり、システムでは必要ないものが多い為です。

業務要件で定義された手順に依存しないこと。

この考え方を持てると、勤怠管理の業務はシステム化により効率化できます。

 

初期設定をメーカーに任せる場合でも、業務要件の定義は、自社で行う必要がありますので、頭の片隅に置いておいてくださいね。