問)勤怠管理システムで業務は改善するか?

答)改善する場合もあり、改善しない場合もあります。

 

改善が期待できること
不正の防止など、管理の強化

勤怠管理システムでは出退勤打刻により管理できます。
打刻には、ICカードの他、生体認証を利用することもでき、なりすましを防止できます。
出勤簿の修正も権限設定などで制限できます。

労働時間、休暇取得など、現状の把握

クラウドの勤怠管理システムでは、各種のデータが、リアルタイムでクラウド上に保存される為、
場所に依存することなく、状況を把握することができます。

処理ルールが定型化している作業の業務負荷

労働時間の計算ルール、申請書が承認されたときの処理などは、あらかじめシステムに
設定しておくことで、瞬時に正確に処理することができます。
打刻忘れの訂正催告なども、アラート機能で自動対応ができます。

 

改善が期待できないこと
処理ルールが曖昧な業務の負荷

ルールが曖昧な処理は、あらかじめシステムに設定ができない為、
都度、手作業の対応が必要になり、システム化しても業務負荷は変わりません。
システムへの入力が必要になる為、逆に面倒になる場合もあります。

従業員の業務負荷

システム化しても、出退勤打刻や申請は都度従業員に実施してもらう必要があります。
但し、残業時間を各自が計算している等、必要以上の負荷がかかっている場合には、
計算の手間は削減できます。

人の行動に依存する課題

システム化しても、打刻しない人はしませんし、申請を出さない人は出しません。
残業の削減も、システムから出力される情報は参考になりますが、
システム化で実現できるものではありません。
システムの有無に関係なく、対策が必要な課題です。

 

また、勤怠管理システムで業務を改善する為には、要件定義と設定の完成度がポイントとなります。

システムを検討する際に、参考にしてみてくださいね。

要件定義と設定の完成度については、次回お伝えします。