属人化、人事担当者への依存

属人化された業務を解消したい、勤怠管理システムの導入理由でよく聞くキーワードです。

勤怠管理を手作業で実施していると、おのずと人事担当者に業務が依存していきます。

勤怠管理システムを導入することで、属人化された業務を解消し、業務を効率化することも期待できます。

但し、勤怠管理システム導入後も、人事担当者に業務が依存してしまい、属人化が解消されないケースがありますので、その原因と対策をお伝えします。

1.人事担当者へ依存した業務プロセスをシステム化してしまう

人事担当者に依存した業務プロセスをシステム化しても、人事担当者に依存した運用になります。

勤怠管理システムを導入する際は、要件定義(設定内容を決める)の段階で、業務プロセスの標準化(ルールを明確化)が必須です。

標準化された業務プロセスをシステム化する為、人事担当者に依存した業務が解消されます。

2.初期設定の内容を共有しない(共有できない)

初期設定の内容は、労働時間の計算方法、申請や承認の動作、休暇の付与や取得処理など、多岐にわたります。

発生頻度の低い業務、イレギュラー処理などは、運用での処理を前提とした設定にすることもあります。

初期設定の内容を共有できる人がいないと、初期設定を実施した担当者しか分からないシステムになってしまいます。(設定者への依存)

人事担当者は責任感が強い方がほとんどです

その責任感が裏目に出てしい、業務の依存から抜け出せないケースも多くみられます。

勤怠管理システムの導入では、業務プロセスの標準化、設定内容の共有、現場への業務分散を意識して、周囲を巻き込みながら進めてくださいね。