業務の定型化とは？

勤怠管理システムはルールが明確になった(定型化された)作業をシステムに
移管することで、業務を効率化させるものです。

では、定型化された作業とは具体的にどういう状態か？を今回お伝えします。

※以下、定型化のサンプルとなります(内容の良し悪しは未考慮です)

労働時間の計算

• 始業時刻前の打刻は始業時間から労働時間を計算する。
• 終業時刻後の打刻は終業時刻までを労働時間として計算する。
• 始業時刻後の打刻は打刻と始業の差を遅刻時間として計算する。
• 終業時刻前の打刻は打刻と終業の差を早退時間として計算する。
• 遅刻時間と早退時間は日々15分単位で切り上げて計算する。

残業時間の計算

• 残業は残業理由と終了予定時刻を申請書により申請する。
• 申請書が承認された場合、終業時刻から終了予定時刻までを残業時間の計算対象とする。
• 残業終了予定時刻後の終業打刻は終了予定時刻と終業時刻の差を残時間として計算する。
• 残業終了予定時刻前の終業打刻は終業打刻と終業時刻の差を残業時間として計算する。

割増対象時間の計算

• 1日の労働時間が8h以内の残業は、法廷内残業時間として計算する。
• 1日の労働時間が8hを超えた残業は、法定外残業時間として計算する。
• 1週間の起算日を日曜日とし、1週間40時間を超える労働時間は、
  週40h超時間として計算する。
• 週40h超時間が該当週の法定外残業時間を超える場合は、
  週40h超時間と法定外残業時間の差を割増対象時間として計算する。

労働時間のチェック

• 毎月15日が経過した時点で残業時間が20h以上の社員を把握し、
  本人と上司に残業時間の抑止を通達する

休暇管理

• 有給休暇は入社日から6か月後に10日付与し、以降1年毎に法定通りの日数を付与する。
• 付与する対象者は出勤率が80%以上の従業員とする。
• 有給休暇の有効期間は付与日から2年間とする。
• 有給休暇の取得は、申請書に取得希望日を記載し申請し承認を得る。
• 有給休暇が取得された場合、有給休暇の残日数を減算し記録する。

上記に加え、休日勤務、代休、振替なども必要となります。

文字にするとかなり複雑になりますが、このレベルでの定型化が必要になります。
(文章化の必要性は各社の判断になるかと)

要件定義(ルールが明確になっているかどうか)が業務の効率化に大きな影響を及ぼします。

とても大変な工程ですが、非常に重要です。時間をかけて取り組んでくださいね。