初期設定ってそんなに難しいの？

2025年4月18日 2025年4月17日

ochiai@bestkintai.com

勤怠管理システムの初期設定は、一見、簡単に見えます。
実施したことがある人は、難しいと言う人が多いです。

その違いについて、お伝えします。

初期設定が簡単に見えるのは、

運用が開始できると思えるためです。

難しいという人が多いのは、

という点に集約します。

社員と組織の情報は容易に設定が可能だと思います。
では、就業規則の設定はどうなのか？

シンプルな固定時間制(9:00～18:00)を例にお伝えします。

始業時刻と終業時刻、休憩時間を設定すればよいだけのように見えますが、
以下の内容を反映させなければ想定通りの計算結果になりません。

以下、法律的に問題がある可能性も含まれますが、設定内容を検討する
という視点でとらえていただければと思います。

9:00前の打刻時刻はそのまま始業として扱う
○○分単位で切り上げ切り捨て処理を行う
始業時刻が9:00なので、9:00に丸める
早出残業申請により、申請時刻からカウントする
早出残業申請により、申請時刻と打刻の遅い時間を始業時刻として扱う
上記申請と併用し、
・9:00前の労働時間は割増対象の残業として扱う
・9:00前の労働時間は始業時刻を前にずらす
9:00以降の打刻は遅刻時刻として計上する
・遅刻時間計算は○○分単位で丸める
・遅刻フラグを立て回数をカウントする
電車遅延の申請があれば、始業時刻から労働時間を計算する
・その場合、電車遅延の遅刻は別計算する
・電車遅延申請により、遅刻フラグは消す
・電車遅延申請があっても遅刻フラグは残す
午前半休の申請があった場合、
・遅刻フラグを消す
・始業打刻時刻はそのまま計算する
・始業打刻は無視、午前半休時の出社時刻で計算
・始業打刻から午前半休時の出社時刻までを労働時間に含める
打刻がない場合、
・打刻忘れの申請により始業時刻を訂正する
・直行申請により始業時刻をセットする
・事業場がみなしとして勤務表上時刻表示をさせない

などを想定した設定が必要となります。

上記以外にも、時間有休や看護介護休暇を利用した場合の動作を
想定した設定が必要になります。

退勤打刻の場合も同様ですが、残業時間の計算において、

によっても設定が異なります。

休憩控除の方法についても、12:00～13:00を休憩時刻として取り扱うか、
労働時間により休憩控除(6h超→45分、8h超→60分)するかを決めて設定
する必要があります。

上記では、休日勤務の内容に触れてはいませんが、振替休日や代休時の
割増方法（振替時の週40時間超、代休付与や取得における給与計算との
整合性）についても意識して設定する必要があります。

勤怠管理システムで労働時間を想定通りに計算させる為には、
このような細かい内容をあらかじめ初期設定としてシステムに反映させておく
必要があります。

設定が漏れていると、意図した計算にならないため、エラーとなるか、
間違った計算結果が出力されます。

9:00～18:00の固定時間制において記載しましたが、
変形労働制によるシフト勤務、フレックスタイム制、時短勤務、裁量労働など
の働き方がある場合は、それぞれこのような内容での想定が必要となります。

いかがでしょうか？

一見簡単に思える勤怠管理システムの初期設定は、かなり大変だと思えませんか？

勤怠管理システムの初期設定を行う際は、しっかりと時間を確保して
取り組んでもらえればと思います。

また設定が完了したら、過去の勤務表を反映させて、計算結果が合うかどうか、
確認してみてください。

想定外のパターンが把握できると思いますよ。