出される申請書・忘れられる申請書

勤怠管理システムには有休や残業などの申請書が用意されています。

設定内容やルールにより、出される申請書になることも、
忘れられる申請書になることもありますので、設定のコツをお伝えします。

• 申請者に有利な変更となる申請は出される
• 申請者に不利な変更となる申請は忘れる

例えば、休憩時間の申請を例にお伝えすると、

通常2時間の休憩が控除されるが、1時間しか休憩を取れなかった場合に
申請させるようにすると出される（労働時間の増加、給与増額）

通常1時間の休憩が控除されるが、2時間取得した場合に追加休憩の
1時間を申請させるようにしても忘れる（労働時間の減少、給与減額）

このような考え方で、
申請は従業員に有利な変更内容にすると運用が回りやすくなります。

残業申請も残業時間の計上により給与額が増える場合は出だされますが、
みなし残業制などで給与額が変わらない場合は忘れられやすくなります。
(不利な変更ではないが変化がない場合は忘れる)

有休申請は「月末時点で提出されていなければ、欠勤控除を徹底する」
ことで忘れることが少なくなるかと思います。
(忘れることのデメリットが大きい場合は出される)

従業員にとって得がない場合、忘れることによる負が大きくなるような
運用ルールが設定ができれば同じような効果が得られます。

このような視点をもって、申請書を設定することができれば、
運用後の負担（申請漏れの指摘等）が減ると思いますよ。