勤怠管理システムのサポートが大変な理由

勤怠管理システムは、提案や導入支援を行うとサポートが大変だと言われています。
代表的な質問やその理由等をお伝えします。

操作方法に関する問い合わせ

申請の出し方や訂正方法、休暇の付与など、導入直後でシステムの操作に慣れていない場合に多く発生します。
システムの運用前に管理者向けの操作説明会を実施するなどして、従業員からの問合せに対応できるような知識を付けてもらうことが重要です。

なお、従業員向けの説明会は、お客様の人事担当者に実施してもらうことをお勧めします。
申請はどのような場合に必要となるか、打刻を忘れた場合はどうしたらよいか、
承認はいつまでに実施すべきかなど、操作方法ではなく、運用方法の質問が多く出てきます。

集計結果に関する問い合わせ

「集計結果が想定と違う」という問い合わせは継続的に発生します。
実際に設定ミスが原因となることもありますが、ユーザー側の操作ミスや勘違いによるものも多くあります。

勤怠管理システムは、役職やグループ、社員の属性に応じて就業規則（労働時間の集計方法）を柔軟に設定できます。
そのため、所属グループによって集計ルールや申請の有無による影響、丸め処理の違いなどがあります。
こういった点を正しく理解していない場合、意図した結果と異なる数値を目にして、問い合わせにつながることが多くあります。

上記の2点は、勤怠管理システムの製品に起因するものより、運用ルールや初期設定の内容に起因するものがほとんどです。

同じ製品であっても、お客様によって全く異なる内容になり、要件定義や初期設定を実施した人でないと理解が難しい為、サポートができる人も限られてきます。

このような性質もあり、勤怠管理システムのサポートは大変だと言われています。
（特定のできる人が拘束される）

もし既に設定を実施されてこのような状況になっている方は、お客様の担当者のレベルを上げてもらうことに尽力することが得策です。
対峙するよりも協力者としてお客様と協調することがお勧めです。

勤怠管理システムのサポートに巻き込まれることを回避したい場合には、ベストキンタイ研究所にお声がけくださいね。