勤怠管理システム、過去データはどうする？

勤怠管理システムを入れ替える際、

「過去の勤怠データはどうなるの？」

と気になることがあるかと思います。

クラウドサービスで提供される勤怠管理システムでは、
基本的に、過去のデータを引き継ぐことはできません。

その理由は、大きく2つあります。

一つは、
新規契約でクラウド環境を作成する際に、
過去データを保存するためのデータ領域を作らないからです。

もう一つは、
過去の勤務表と新しい環境では、集計内容が異なる可能性があるからです。

例えば、出退勤の打刻時刻が同じでも、
労働時間の集計方法や休憩時間の扱い方などにより、集計結果は変わります。
新しい環境に時刻を反映しても集計結果が異なってしまうためです。

では、勤怠管理システムを運用する中で、
過去のデータを残しておくためにはどうしたらよいのでしょうか？

一つの方法として、
毎月の勤務表をPDFなどの電子データで保存しておくことをお勧めします。

勤怠管理システムでも、基本的に過去5年分のデータを保存していますが、
システムを入れ替えてしまえば、
新しい環境から過去のデータを参照することはできなくなります。

製品によっては、バックアップデータをダウンロードできる場合もありますが、
必ずしも見やすい形式で提供されるとは限りません。

会計データや売上データなどは、販売分析などのために過去データを利用することも多く、
システムの入れ替え時にデータを引き継ぐことが一般的かと思います。

一方、勤怠管理システムは、労働実績を記録することが目的となるため、
他製品の過去のデータを引き継ぐことを想定した仕様にはなっていません。

勤怠管理システムを入れ替える際、
もしくは日々の勤怠管理を行う際の参考になれば幸いです。