組織構成や承認経路が複雑化していることが原因です

この問題は、主にメーカー設定タイプの製品で生じる可能性が高い問題です。

システムの利用開始時には安定して稼働をしていたが、半年後などの人事異動により、申請書の承認者に問題が発生してしまうものです。

組織構成や承認経路が複雑であり、稼働後にメンテナンスができなくなってしまうのが原因です。

手作業の承認依頼は意外と複雑

紙やExcelで運用している時の承認経路をそのまま再現すると、この問題が発生しやすくなります。

紙やExcelの申請書であれば、申請者は承認者の状況に合わせて承認の依頼を臨機応変に行うことができます。

「課長がいないので、部長に承認をもらおう」
「隣の部署の課長に承認してもらおう」
などは、紙の申請書では容易ですが、システムで実現しようとするとかなり複雑な設定となります。

メーカーが初期設定する場合は、プロが設定しますので、複雑な組織、承認経路であっても実現することができます。

但し、それを運用していくのは自社の担当者になる為、複雑な設定を理解できず、誤った承認経路になってしまうことが考えられます。

承認者の兼任は要注意

承認者の兼任、組織構成と承認者が異なる場合などは、かなり注意が必要となります。

なお、自社設定タイプの製品では、複雑な組織や承認経路を初期設定で再現するのが困難だと思いますので、この心配はありません。

承認者や承認経路をシンプルにしておくことは、システムを中長期的に安定稼働させる上で重要なポイントとなります。