勤怠管理システムは、働き方や状況に合わせて設定を変更していくことが必要です。

勤怠管理システムの運用が中⻑期化すると、その時々の働き方に合わせてシステムの設定変更が必要になるケースが発生します。

クラウドサービスの場合、労基法の改正やシステムのバージョンアップにより、常に最新の設定に変更して利用ができるようになります。

しかし、その設定変更ができず、管理者が手作業で対応しているケースも見受けられますので、その原因を明確にしたいと思います。

自社設定の場合

初期設定を行った担当者とは別の人が運用を引継いた場合に発生することがあります。

現状の運用者は設定者ではない為、新しい設定に変更することができず、従来の設定が塩漬けされてしまうケースです。

改善策として、初期設定を行った担当者は設定内容とその意図を明文化し資料として残しておくこと、引き継ぐ担当者はその設定内容を理解することで、問題を回避できるかと思います。

また、メーカーのサポート窓口に状況を話して、対応内容を相談することもできるかと思います。

相談の際は、設定変更の目的や実現したい内容を、より詳細に伝えることで、最適な実現方法を引き出すことができると思います。

メーカー設定製品の場合

稼働後の設定変更は有償対応になることがあります。

コストをかければ、設定変更は可能であるが、そこまでして変更する必要があるかどうかの判断に迷うケースが考えられます。

設定変更ができない事により生じる無駄な工数と、設定変更のコストを比較して対応を検討する必要があります。

また、製品選定時に、稼働後の設定変更に伴う考え方をメーカーに確認しておくことで、ある程度のリスクは許容できると思います。

 

導入する際に、あらかじめ設定変更が生じることを前提としたシステム選定や設定を心がけると、この問題は回避できるかと思います。

勤怠管理システムの設定は働き方の多様化に合わせ、頻繁に変わるものです。その変化に追随しやすいシステムを選択しましょう。