働き方改革 勤怠管理の業務プロセス改善 勤怠管理コンサルティング

アクセスいただきまして、ありがとうございます。勤怠管理コンサルタントの落合です。

弊社のWebは、勤怠管理に関連した課題や問題を解決する為の情報提供を目的としたものです。

勤怠管理における課題や問題の多くは、自社で解決できるものです。Webや電子書籍によりなるべく多くの情報を提供することで、お客様は自己解決が進み、弊社では不要な問合せが抑止できる為、双方にとって効率的な形であると考えています。

ベストキンタイ研究所は個人事業の為、対応できる件数には限りがあります。本当に必要な方へ、質の高いコンサルティングを実施させていただいております。

それでは、弊社からの情報提供をお受けいただけましたら幸いです。

 

 

勤怠管理システムの導入をあきらめかけた、あなたへ。
成功のカギは逆転の発想にあった!

 

 

 

こんな経験ありませんでしたか?

 

自社に合う勤怠管理システムがない。分からない。

経営者に必要性が理解されない。

現場の協力を得られない。

 

もしあてはまることがあれば、これからお話しすることはあなたにとってメリットあるものです。

考え方に共感いただけた方には、更なる情報提供を特別なオファーとして用意しております。

 

 

せっかくの機会ですので、私と一緒に、勤怠管理システムの導入をイメージしてみませんか?

 

私は、勤怠管理システムのメーカーの営業として5年間活動していました。約1,000人の人事担当者とお会いし、そのうち90%以上の方は、勤怠管理システムの導入が自社にとってメリットのあるものだと、分かっていました。

 

労働時間の計算、申請書の突合せ、有休の残日数管理はシステムで自動化できる。

システムにより、より短い時間で、より正確な結果が得られる。

 

 

しかし、ほとんどの人事担当者は、システム導入を諦めざるを得ませんでした。

 

経営者への理解が得られなかった・・・

現場での協力が得られなかった・・・

自社に合うシステムがなかった・・・

 

このような原因であれば、問題は解消できるかもしれません。

 

 

失敗の原因は解明された!

 

 

勤怠管理の業務を足、勤怠管理システムを靴に例えてイメージしていきましょう。

 

あなたは、足に包帯が巻かれていることに気づいていましたか?

あなたは、包帯巻の足で靴を履こうとしていませんでしたか?

あなたは、包帯巻の足に合う靴を探し、靴を手直ししようと考えませんでしたか。

 

 

 

足の包帯を取ることができれば、靴を履くことができます。

今よりも簡単に歩けるようになります。走ることもできるようになります。

 

あなたが今まで得ていた情報は、勤怠管理システムのメーカーが提供しているものです。

それは、靴の選び方だったのです。

 

包帯が巻かれた足にあう靴を探していた。それが、失敗の原因だったのです。

 

私からあなたへお伝えしたい事は、足に巻かれた包帯の取り方です。

 

包帯を取る為には、経営者の理解を得なければなりません。そして、現場の協力が必要です。

 

 

経営者の理解

 

もっとも重要なアクションは、経営者に勤怠管理システムの費用対効果を理解してもらうことです。

導入効果は、数字で表すことが一番の近道です。

 

勤怠管理システムの利用料と、導入効果を明確に示す必要があります。

システムの利用料を1人あたり@300円/月とし、平均時給を1,800円とした場合。

システムの利用料は1か月あたり10分の人件費に相当します。1日あたり30秒です。

 

出退勤の記録、申請書の記入や提出、承認、紙やExcelでの出勤簿作成などの作業を、システム化することで、1日あたり1分の工数削減ができれば十分な効果が見込めます。

さらに、あなたの人事担当者としての作業、時間の集計、出勤簿の精査、申請書の突合せなどの工数も大きく削減できますので、費用対効果は容易に説明できるのではないでしょうか。

 

 

そんなことは分かってます!

説明したけど、経営者に理解が得られないから困っているんじゃないですか!

 

と思われたのではないでしょうか。ここからが、他の情報との違いです。

 

なぜ、1日1分の業務が効率化できるのか。具体的な説明により、納得してもらうことが必要です。

 

 

システム化で削減できる作業は定型作業です。

定型作業とは、ルールが明確であり、誰がやっても同じ結果が得られるものです。

 

業務の効率化を具体的に説明するには、

1.現在の業務フローを詳細に確認し具体的な作業を把握する。

2.勤怠管理システムにより削減できる定型作業を明確にする。

3.臨機応変に対応している事のルールを明確にし、定型作業化すること。

4.作業頻度が多ければ多いほど、システム化の恩恵が得られること

を明確にしていきます。

 

これが包帯の取り方のポイントです。

 

現在の勤怠管理業務において、システム化により○○の作業が削減できるから、□□の工数削減が見込める。

この明確な根拠があるからこそ、経営者の理解を得ることができます。

 

 

現場の協力

 

あなたは、経営者から、現場の調整について確認されませんでしたか?

 

業務フローの明確化には、現場での業務も含みます。

現場担当者へのヒアリングを行い、現状の問題点を把握する必要があります。

そして、システムにより改善できる点を明確にしていきます。

 

特に、マネジメントの視点で労務管理の重要性を再認識ことは有効な手段の一つです。

違法残業による書類送検の対象者は、経営者、人事責任者のみならず、現場の「当時の上司」も対象になっています。

知らなかったでは済まされません!

 

 

「今の方法で労働時間の適切な把握と管理、注意喚起ができますか?」

 

 

あなたは、現場のマネージャーに対し、マネジメントの助けとなるツールを提案しているのです。

時間管理が容易になり、長時間労働の注意喚起もしてくれます。

現状の問題点をできる限り解消し、マネジメントリスクを低減させること、現場マネージャーと共に考えてみてはいかがでしょうか。

 

靴を履けば、ケガから足を守ることができます。

靴を履くことの合意を得ましょう。

 

 

自社に合う勤怠管理システム

 

あなたは、勤怠管理の業務フローを詳細に確認し、明確化してきました。

自社に合う勤怠管理システムとは、自社に必要な機能を有しているものです。

 

自社の業務フローを整理し、業務フローから必要な機能を抽出していきます。

就業規則は参考程度にするのが良いでしょう。

 

重要なので、繰り返します。業務フローからの機能抽出ですよ。

 

抽出された機能が、あなたの会社に必要な、勤怠管理システムへの要件となります。

機能一覧表を作成し、メーカーに対応の可否を確認してください。これも重要な作業です。

 

 

靴のサイズ合わせです。

 

 

実は、対応可否の確認をすると、各メーカーの機能差があまりないことが分かります。

勤怠管理システムの場合、機能差でメーカーを選別することが難しいのも特徴です。

 

 

対応可否確認が重要な理由は、必要な機能に対応できる事の確証を得ることです。

 

対応できることが分かっていると安心できます。

「対応できることが分かっているが作業方法が分からない」のと

「対応できるかどうか分からない」とでは、

作業の効率も、精神的な負担も全く違いますので。

 

 

では、何で比較すればよいのか?

 

 

靴の履き心地と、歩きやすさです。

 

 

履き心地とは、メーカーとの相性です。

あなたは、人事担当者であり、IT技術者ではありません。

担当者との会話が通じるかどうか、対応姿勢はどうか、が判断基準になります。

 

 

歩きやすさとは、運用の容易性です。

現場の従業員は勤怠管理システムを使いたいと思って使う人はいません。

運用の流れを確認して、現場への負担が少ないかどうか、容易に運用ができるか、も判断基準になります。

 

製品デモは、システムの稼働後をイメージして、運用性を見てください。

メーカーと会話できる絶好の機会です。

会社として長く付き合えるかどうか、あなた自身で確認してみてください。

 

 

いかがでしたか?

 

靴を履く事が目的ではありません。効率よく歩く為に靴を履くのです。

 

 

勤怠管理システムという靴を履いて歩き出した後のイメージができましたでしょうか?

・労働時間は自動で集計される。それも瞬間的に。ミスもない。

・注意喚起はシステムから行われ、必要なアラートは自動で届く。

あなたの時間は、作業ではなく、あなたにしかできない創造的な仕事に使うことができるのです。

 

 

具体的な方法は?

 

あなたは、自社の勤怠管理について、一番詳しい人です。

勤怠管理の業務を改善する為に、今現在の業務フローを見直してみてください。

改善できる作業を改めて考えてみてください。

勤怠管理システムの必要性を再度検討してください。

そして、本当に必要と感じたら、自信をもって経営者への提案や現場との調整に進んでください。

 

その方法は、

 

 

「勤怠管理システム 導入選定の教科書」 Kindle版

 

 

に詳細をまとめています。Amazonストアーから購入できます。

 

足に巻かれた包帯の取り方を詳細に説明した唯一の書籍です。

 

 

ここまで読み進めていただき、ありがとうございます。

 

私から提供した情報はいかがでしたでしょうか?

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あ、心配しないでくださいね。

 

不要な営業をする気はありません。会社名もお名前も電話番号もお伺いしません。

私には、必要のない方を無理に説得するような時間も余力もないので。

 

ただ、メールアドレスには、私から情報を提供させてくださいね。

もちろん情報提供が不要であれば、ここから即解除も可能です。

が・・・結構へこみますので、少し気長に考えてもらえるとありがたいです!

 

 

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コンサルティング実績

 

日本オート・フォート株式会社

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