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勤怠管理システムの失敗事例、役立つFAQ

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勤怠管理システムの失敗事例

勤怠管理システムの初期設定は想像以上に大変で時間のかかるものです

勤怠管理システムを稼働させるためには、以下のような初期設定が必要となります。

労務管理に関する内容

・労働時間の集計方法(固定時間制、フレックスタイム制、変形労働時間制など)
・始業時刻、終業時刻、休憩控除、時間の丸め
・残業時間、早出残業、遅刻早退時の控除
・休日出勤、代休、振替出勤、振替休暇
・各種申請書の定義、申請承認時の動作
・休暇の種類、有休休暇の付与
・給与計算システム用のデータ出力
・残業超過、休暇未取得などのアラート
などなど

システム運用に関する内容

・社員登録、部門登録
・ワークフロー(申請者、承認者の関係)
・打刻機の設置、登録、打刻方法の制限など
などなど

初期設定の画面は、簡単に操作できるように設計されており、誰でもメーカーサポートを受ければ、設定は可能です。

しかし、設定項目が多く、想像以上に大変で時間のかかるものです。(メーカーで初期設定を実施する場合は約3か月かかります)

労務管理に関する内容は、勤怠管理のルールを熟知していないとできない内容も多くあるため、IT部門に丸投げすることもできません。

業務要件をシステム要件に置き換えて考える

業務の内容をシステムに設定していくため、業務要件からシステム要件に置き換えて考えることが必要となります。

自社設定タイプの製品を選定する際には、契約前に無料体験版などで、初期設定ができるかどうか、運用のイメージが持てるかどうかを確認しておくと安心です。

既に、初期設定設定が難しいと実感している場合には、深追いせずにメーカー設定タイプの製品に変更するのも一つの方法です。

 

就業規則の情報だけで初期設定はできません

就業規則には書かれていない運用の内容が必要となりますし、明確なルールが必要となります。

紙のタイムカードやExcelでは、詳細なルールが決まっていなくても、なんとなく運用ができてしまいます。

しかし、システムに”なんとなく運用していた内容”を設定することはできません。曖昧さを残すと手作業が生じ、業務効率が上がりません。

属人化の排除、業務ルールの定義が必要

勤怠管理システムを導入する際は、現状の業務を再確認し、属人化している要素を排除し、明確なルールを定義することが必要です。

メーカー設定タイプの製品では、要件定義の際にメーカーから業務内容の詳細をヒアリングされるので、ルールの曖昧さに気づくことができます。

勤怠管理システムを使いこなすためには、初期設定を完璧にする必要があります。

その為には、重箱の隅をつつくようなルールを定義する必要が出てきますが、そのルール化が業務を効率化することに繋がります。

 

勤怠管理システムの導入には、経営者の理解と現場の納得が必要不可欠です

勤怠管理システムの導入検討にあたり、とりあえず試用版を利用してみて検討するケースが多いかと思います。

しかし、その結果、本稼働に至らないケースが多発しています。

トップダウン

勤怠管理システムは、全従業員の業務に影響を及ぼすシステムであり、直接利益を生むものではありません。

その為、システムの導入には、経営者の理解があることが最優先となります。

かなりの工数をかけて準備したものに、会社の承認がおりず無駄になると、担当者の心が折れてしまいかねません。

全社プロジェクト

勤怠管理システムの導入には、

1.会社の決定事項であること
2.現場の理解
3.具体的なスケジュール

を事前に決め、全社プロジェクトとして始動してから、試用版の利用に進むのが望ましい形です。

人事部からのボトムアップとして進めても、最終的には会社の承認が得られずプロジェクトがとん挫してしまうことが、いろいろな会社で多々起こっています。

情報収集であれば、事前に動いても問題ありませんが、人事担当者の喪失感を防止する為にも、試用版の本格的な利用はプロジェクトが決定してから実施しましょう。

 

本稼働前の検証不足、イレギュラー処理に対する想定不足が考えられます

初期設定に加え、事前検証を実施したにもかかわらず、システムの稼働後に問題が多発することがあります。

勤怠管理システムの初期設定が、就業規則を前提にして進められると、各項目の計算内容に問題はなく、事前検証も通ります。

しかし、運用内容が加味されていないことが盲点となり、稼働後に問題が顕在化します。

業務フローレベルでの検討は必須

勤怠管理システムの初期設定には、就業規則ではなく業務フローのレベルで必要事項を洗い出しておく必要があります。

就業規則からは承認経路は確認できませんし、申請書の承認による出勤簿への反映操作など、実運用に必要な要素は読み取れません。

特に自社で設定した場合には、この点が欠けてしまうことが多く、運用してみて初めて発覚する設定漏れなどが、この原因です。

メーカーが設定する場合には、設定に必要な要素を要件定義書のようなもので確認されますので、必要な項目は網羅されます。

過去の出勤簿を利用した検証

勤怠管理システムの事前検証では、過去の出勤簿を再現し、その集計結果が一致するかどうかの確認をお勧めします。

過去の出勤簿には、イレギュラーな要素も含まれていますし、正しい結果がありますので。

 

組織構成や承認経路が複雑化していることが原因です

この問題は、主にメーカー設定タイプの製品で生じる可能性が高い問題です。

システムの利用開始時には安定して稼働をしていたが、半年後などの人事異動により、申請書の承認者に問題が発生してしまうものです。

組織構成や承認経路が複雑であり、稼働後にメンテナンスができなくなってしまうのが原因です。

手作業の承認依頼は意外と複雑

紙やExcelで運用している時の承認経路をそのまま再現すると、この問題が発生しやすくなります。

紙やExcelの申請書であれば、申請者は承認者の状況に合わせて承認の依頼を臨機応変に行うことができます。

「課長がいないので、部長に承認をもらおう」
「隣の部署の課長に承認してもらおう」
などは、紙の申請書では容易ですが、システムで実現しようとするとかなり複雑な設定となります。

メーカーが初期設定する場合は、プロが設定しますので、複雑な組織、承認経路であっても実現することができます。

但し、それを運用していくのは自社の担当者になる為、複雑な設定を理解できず、誤った承認経路になってしまうことが考えられます。

承認者の兼任は要注意

承認者の兼任、組織構成と承認者が異なる場合などは、かなり注意が必要となります。

なお、自社設定タイプの製品では、複雑な組織や承認経路を初期設定で再現するのが困難だと思いますので、この心配はありません。

承認者や承認経路をシンプルにしておくことは、システムを中長期的に安定稼働させる上で重要なポイントとなります。

 

勤怠管理システムは、働き方や状況に合わせて設定を変更していくことが必要です。

勤怠管理システムの運用が中⻑期化すると、その時々の働き方に合わせてシステムの設定変更が必要になるケースが発生します。

クラウドサービスの場合、労基法の改正やシステムのバージョンアップにより、常に最新の設定に変更して利用ができるようになります。

しかし、その設定変更ができず、管理者が手作業で対応しているケースも見受けられますので、その原因を明確にしたいと思います。

自社設定の場合

初期設定を行った担当者とは別の人が運用を引継いた場合に発生することがあります。

現状の運用者は設定者ではない為、新しい設定に変更することができず、従来の設定が塩漬けされてしまうケースです。

改善策として、初期設定を行った担当者は設定内容とその意図を明文化し資料として残しておくこと、引き継ぐ担当者はその設定内容を理解することで、問題を回避できるかと思います。

また、メーカーのサポート窓口に状況を話して、対応内容を相談することもできるかと思います。

相談の際は、設定変更の目的や実現したい内容を、より詳細に伝えることで、最適な実現方法を引き出すことができると思います。

メーカー設定製品の場合

稼働後の設定変更は有償対応になることがあります。

コストをかければ、設定変更は可能であるが、そこまでして変更する必要があるかどうかの判断に迷うケースが考えられます。

設定変更ができない事により生じる無駄な工数と、設定変更のコストを比較して対応を検討する必要があります。

また、製品選定時に、稼働後の設定変更に伴う考え方をメーカーに確認しておくことで、ある程度のリスクは許容できると思います。

 

導入する際に、あらかじめ設定変更が生じることを前提としたシステム選定や設定を心がけると、この問題は回避できるかと思います。

勤怠管理システムの設定は働き方の多様化に合わせ、頻繁に変わるものです。その変化に追随しやすいシステムを選択しましょう。

 

勤怠管理システムの稼働には、現場の協力が不可欠です

システムの稼働後に、現場の協力が得られないケースが多々あります。打刻されない、申請書が提出されない、などがよく発生する問題です。

この課題は、システムの問題というより、運用上の問題です現場で改善されるような取り組みが必要となります。

労務管理はマネジメントの要素であり、日々の記録を実施させることができないマネージャーは管理能力が疑われても仕方ありません。

勤怠管理システムはマネージャーを守るために

⻑時間労働による書類送検事件などが起きてしまうと、その労働基準法違反の対象者に「当時の上司」が含まれてきます。

マネージャー個人の身を守る為にも、労務管理は必須であり、その管理を実現する為に、打刻や申請書は徹底させる必要があります。

人事担当者は、労務管理研修などで現場のマネージャーへ上記を周知徹底させることで、打刻忘れや申請書漏れを防止していくことが考えられます。

また、会社としてのリスクマネジメントとして、あまりにひどい担当者にはペナルティーを科すことも検討してみてください。

打刻の習慣化

現実的には、マネージャー自身が打刻を徹底できていなかったり、申請書の提出がルーズになっていたりするケースが多くあります。

打刻忘れや申請漏れはマネージャーの指導を徹底しましょう。

それでも改善されない場合には、人事部長を巻き込み、以下のような仕組みはどうでしょうか。

打刻忘れの処理には、本人申請と上司承認に加え、部長承認が必要となる。
打刻忘れが多い部下を持つ現場の部長は、人事部長から管理能力に問題ありと評価される。
その結果、現場では、打刻忘れを許さない雰囲気となる。

ここまでできれば、打刻が習慣化していくと思いますよ。あくまで一例としまして。

 

従業員の操作をなるべくシンプルにすることが必要です

勤怠管理システムの稼働後に、従業員の操作ミスや申請書の提出間違いが多発することがあります。

この原因として、勤怠管理システムの操作が複雑になってしまっていることが考えられます。

従業員から嫌われる

勤怠管理システムは、従業員から嫌われる傾向にあります。会社のきまりだから利用しているにすぎません。

複雑な操作やイレギュラー処理を従業員に期待しても、受け入れられることはありません。

運用方法の見直し、設定の変更等により、シンプルに使えるようにしておくことが必要です。

従業員には、毎月起こる発生頻度の高い処理のみを操作させるようにしましょう。

過度な期待はしない

発生頻度が低いイレギュラー処理を人事側で行うようにすると、操作ミスに対する無駄な確認や訂正がなくなります。

勤怠管理システムにおいては、従業員への過度な期待は禁物です。

 

初期設定の不備を人事担当者が手作業で補っていませんか?

勤怠管理システムの失敗事例として、よく聞く現象です。

原因は初期設定の不備にあるのですが、その背景はいくつかあります。

設定ができていない

初期設定の不備を人事担当者の手作業で補填していると業務効率は悪化します。

発生頻度の高い(毎月発生)定型処理に、人事担当者の手作業を残してはいけません。

定型処理はシステム化できるように、設定を見直す必要があります。

業務プロセスに問題がある

紙のタイムカードやExcelでの業務プロセスを、そのままシステム化したときに発生します。

システム化前の業務プロセスは、手作業に最適化されたものであり、人事担当者に依存しているものです。

勤怠管理システムで業務を効率化するには、システムに最適化された業務プロセスが必要です。

過去のしがらみなどをうまく断ち切り、業務プロセスの見直しを試みてください。

 

 

 

役立つFAQ

この質問をご覧になられたご担当者は、たぶん不要です

勤怠管理システムは、勤怠管理の業務課題を解決するものです。

この質問をご覧の方は、勤怠管理の業務にあまり課題を感じていないと思います。

参考までに、他社での業務課題は、以下のようなものがあります。

勤怠管理における業務課題の例

・毎月の集計業務に手間がかかっている。集計の正確性に問題がある

・残業時間の算出を適正化したい。上限規制に必要な管理をしたい

・多拠点の状況をリアルタイムで知りたい

課題を解決するために

勤怠管理システムは、勤怠管理の業務課題をどうしても解決したい場合に一つの選択肢となります。

業務課題が発生した場合に、その課題を解決する手段として検討してみてください。

勤怠の管理強化と業務効率化が期待できます

勤怠管理システムを導入すると、以下のような効果が期待できます。

管理面の強化

・客観的な時刻の記録方法が多様化できる

・有休休暇、代休、振休などの管理ができる

・労働時間がリアルタイムに把握できる

システムにより労働時間が管理できるため、全社員の働き方を容易に把握できるようになります。

上司も部下の労働時間が容易に分かるようになる為、働き方の改善を求めやすくなります。

業務の効率化

日々、毎月行っている勤怠の業務は定型化されていることが多いと思います。

その定型化された業務はシステムで自動処理できるようになります。

手作業では、月末に提出された出勤簿と申請書を突合しないと分からなかった内容が、システムによりリアルタイムに集計、処理されることで、月の途中で把握することができるようになります。

変わらないこと

勤怠管理システムは、あらかじめ決められたルールに基づき動作します。

ルールが決まっていないものは、システム化することはできません。

判断基準が曖昧であったり、ケースバイケースで処理している業務はシステム化できません。

勤怠管理の業務を見直し定型業務を増やすことで、勤怠管理システムの恩恵を多く得られます。

業種業態では選べない

「うちの業種業態に合った製品をおしえてください」とよく言われますが、
勤怠の管理方法は業種業態に関係なく会社の意向によって大きく異なる為、業種業態でお勧めとなる製品はありません。

現状の勤怠管理システムは、機能が充実しており汎用性のある製品がほとんどです。

製品のタイプを知る

勤怠管理システムは大きく以下の3タイプに分けることができます。

自社設定タイプ、メーカー設定タイプ、タイムレコーダータイプ

自社設定タイプ

初期費用が無料(安価)で、月額利用料が1人あたり300円程度なのが特徴です。

勤怠管理の機能はかなり充実しており、メーカー設定タイプと相違ありません。

初期設定を自社で行う必要がある為、システム導入にかかる人事担当者の負荷は大きくなります。

最大のメリットは、イニシャルコストを低く抑えることができる点です。

メーカー設定タイプ

初期費用がしっかりとかかりますが、メーカーで初期設定を行い提供されます。

月額利用料は、1人あたり300円~500円程度であり、自社設定タイプとあまり変わりません。

要件定義から初期設定、管理者への操作説明が初期費用に含まれており、人事担当者の負担は少なくて済みます。

メーカーがシステムの稼働までをサポートしてくれるので、安心してプロジェクトを進められます。

タイムレコーダータイプ

初期費用が無料(安価)で、月額利用料が1人あたり300円より安価に設定された製品が多いです。

初期設定も自社で行う為、自社設定タイプと見分けが難しいですが、休暇管理、変形労働の対応、休日勤務の処理などで機能が不足している面があります。

機能が限られている為、設定項目が少なく、容易に稼働できることがメリットです。

機能的に不足する場面もあるかと思いますので、割り切って使うのが良いかと思います。

担当者の意向を尊重する

自社に合うかどうかは、人事担当者の意向で上記のタイプを決めることがポイントとなります。

その上で、同じタイプの製品を比較検討し、自社に合った製品を見つけてください。

費用面だけで選定すると、安定稼働までに多くの工数(コスト)がかかってしまう可能性もあります。

製品のタイプにより、製品の比較方法は異なります

タイプ別に製品選定のポイントが異なる為、下記を参考にしてください。

自社設定タイプ

体験版を入手し、人事担当者が設定しやすいかどうかを比較してください。

画面やマニュアルなどを確認し、その製品を自社で運用しているイメージが持てるかどうかは重要です。

機能的な差はほとんど生じないと思いますが、特殊な要件は確認しておいた方が良いと思います。

メーカー設定タイプ

メーカーとの打合せ、製品デモを確認し、現場で受け入れられるかどうかを確認してください。

メーカーの雰囲気、担当者と話が合うかどうかなども、意外と重要なポイントとなります。

導入スケジュールや本稼働後のサポート内容も確認すると安心できます。

タイムレコーダータイプ

体験版を入手し、必要な機能があるかどうかで比較してください。

打刻の方法、出力されるデータの形式など、自社の求めることができるかどうかがポイントです。

機能が同等であれば、価格面を重視するのも一つの方法です。

 

勤怠管理システムは、自由に選んで大丈夫です

勤怠管理システムは、既に稼働している給与計算システムに合わせたデータを出力できるように作られています。

給与計算の委託先で利用している給与計算システムに合わせたデータを出力するように設定できます。

勤怠のデータはCSVファイルにて給与計算システムに連携させるのが一般的です。

勤怠管理システムは、給与計算の委託先でも歓迎される

給与計算システムに合わせたCSVファイルでやり取りできることは、給与計算の委託先にとっても大きなメリットとなります。

従来通りの連絡表を利用し続けるのではなく、勤怠管理システムを導入することを伝え、給与計算の委託先で利用している給与計算システムに取りこめるCSVファイルでやり取りできれば、双方の手間を省くことができます。

場合によっては、給与計算の委託先が自社の勤怠管理システムにアクセスし、給与計算に必要な情報を取得してもらえるかもしれません。

勤怠管理システムの導入は、給与計算の委託先にもメリットがありますので、気兼ねなく給与計算システムの情報を依頼してみてください。

 

クラウドの製品であれば問題ありません

テレワークに向けて勤怠管理システムを導入する場合でも、特別な選び方は必要ありません。

クラウドの製品は、会社以外でもインターネットが繋がる環境さえあれば、ほとんどの機能が利用できます

逆に、会社でしか利用できないようにするために、機能を制限することがあるくらいです。

テレワークを意識せず会社に合った製品を

テレワークが勤怠管理システムの導入きっかけとなる場合でも、中長期的に会社で利用できる製品を選ぶことをお勧めします。

授業員が500名以下の会社であれば、クラウドの勤怠管理システムが費用対効果の面でもお勧めです。

テレワークに向けて交通費を実費精算にする為、在宅勤務(出社)の回数をカウントしたいという要望は多くありますが、ほとんどの製品で対応が可能です。(実現方法は各製品により異なります)

 

 

 

ワンポイントアドバイス

現場の実力者は、最大の敵にもなり、最大の味方にもなります

勤怠管理システムは、概ね現場の従業員から嫌われます。

その際、現場の実力者が先頭に立って嫌うのか、最大の支援者になるかは、勤怠管理システムの導入手順で決まります。

現場の実力者に製品を選んでもらう

勤怠管理システムの導入を進める際は、なるべく早い段階で現場の実力者に相談しておきましょう。

そして、製品を選定する場合の最終判断は、現場の実力者に委ねましょう。

この手順を踏むと、勤怠管理システムは自分で選んだ製品となり、最大の支援者になってもらえると思います。

自分で選んだ製品だから

自分が選んだ製品であれば、勤怠管理システムの導入説明会で一言貰える可能性があります。

自分が選んだ製品であれば、打刻忘れは許しがたい行為になるかもしれません。

 

 

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