勤怠管理システムは難しいと言われる理由
ochiai@bestkintai.com結論からお伝えすると、勤怠管理システムが難しいと言われる理由は、
管理しているのが結果ではなく業務プロセスだから
です。
と言われてもイメージできないと思いますので、
「東京から大阪への移動」に例えて説明します。
東京を出発し、大阪に到着した。
これは結果です。
東京から大阪へ行く方法はどうでしょうか？
移動手段には、例えば次のようなものがあります。
- 飛行機
- 新幹線
- 高速バス
- 在来線
- 自動車
- バイク
- タクシー
- 自転車
- 徒歩
- 上記の組み合わせ、などなど
同じ「東京→大阪」でも、
その「行き方」（プロセス）は無数にあります。
勤怠管理システムを設定するうえで参考になるのが、就業規則です。
しかし、就業規則に書いてあるのは結果です。
- 「始業は9時、終業は18時」
- 「残業代を支払う」
- 「有給休暇を付与する」
勤怠管理システムで管理するのは、業務プロセスです。
- 時刻の記録方法（打刻）と計算方法
→ 9時前の打刻でも9時から勤務とする？
→ 打刻を忘れた場合の修正方法は？（申請必要？）
→ 遅刻した場合の処理方法は？
- 残業の手段と取り扱い
→ 残業する場合は申請・承認が必要？
→ 始業時刻前の時間は早出残業とする？
→ 始業時刻をずらして実働8h超を残業とする？
- 有給休暇の取得方法と処理方法
→ 有給休暇の申請・承認を行う？
→ シフト作成時に有休を反映？
→ 半日有休を取得した場合の残業計算方法は？
同じ規則（結果）でも会社ごとに管理方法（業務プロセス）は異なります。
また、勤怠管理システムの製品選定では実績が重視される点も
この視点で説明ができます。
多くの実績がある製品では、その経験から、
さまざまな業務プロセスに対応すべく、機能が実装され続けています。
開発されて間もない製品では、ケーススタディが乏しく、
ゴールへの手段が限られていることが多くあります。
○○には対応しているが、御社の運用に合わせた管理は標準機能で対応できない
ということを良く耳にします。
勤怠管理システムは、結果だけを見ていると簡単に製品が開発でき、
設定も容易に見えますが、業務プロセスに視点を合わせると、
非常に多く複雑な機能が必要となり、設定は複雑になります。
製品選定、初期設定、管理者としての運用など、勤怠管理システムに関わるときは、
「結果ではなくプロセスを管理している」
という視点を念頭に置いてくださいね。
