検索力と質問力

勤怠管理システムの初期設定は、IT担当者よりも
勤怠管理の業務に詳しい人事担当者が適任だとお伝えしてきました。

https://bestkintai.com/sf4/column20211105/

今回は自社設定タイプの初期設定を進めるにあたり、
人事担当者に必要となるスキルをお伝えします。

自社設定タイプは、メーカーのマニュアルを参考に、
自分自身が初期設定を進める必要があります。

マニュアルはオンラインヘルプ等で提供されており、かなり充実しています。
が、充実しすぎていて自分に必要な情報が見つからない場合もあるかと思います。

そこで必要になるのが、検索力です。

オンラインヘルプは、自分の知りたいことを検索して見つけることで活用できます。

検索は、単独の単語を入力しても、必要な情報はなかなか見つかりません。

2つ以上の単語の組み合わせを10回以上(説明文に使われていると思われる単語で)
試してみることで、目的の情報に行きつくことができると思います。

マニュアルで解決できない場合には、サポート窓口に質問することになります。

そこで必要になるのが、質問力です。

具体的な内容を伝えることで、問題解決が早くなります。

「残業申請の設定方法を教えてください」という聞き方になってしまうと、
具体性に欠け、一般的な回答しか得られない場合があります。

一旦、自分が分かる範囲で残業申請の設定を行ってみて、残業申請を行います。

そのうえで、○○さんの○月○日の残業が申請できない、
申請承認されても、残業時間に計上されていない、
計上されるであろう残業時間は○○であるが、
設定で欠けていることを教えてほしい、

というような聞き方をすると問題の解決が期待できるかと思います。

実現できない状況を再現し、期待する結果を伝えることで、
より具体的な解決策を教えてもらえると思います。

自社設定タイプで初期設定を進める場合には参考にしてみてくださいね。