視点を変えるとシステム化の効果は歴然

勤怠管理システムの導入効果を考える場合、現状の手作業がシステム化によりどう変わるか？
をイメージすることが多いと思います。

視点を変えて、既に稼働しているシステムを手作業に置き換えるとどうなるか？
を考えるとシステム化の効果がより明確になります。

システムでは、打刻はリアルタイムで勤務表に反映され、
申請書も承認されたタイミングで、勤務表へ反映されます。
日々の残業時間は自動集計され、設定した閾値でアラートを送付します。
有給休暇は有効期限や残日数の管理、付与は予め設定した内容により自動で実施されます。

勤怠管理システムでは当たり前に実施できることですが、
これを手作業に置き換えて考えてみると、以下のようになります。

タイムカードを常に監視して、打刻がされたら勤務表へ転記します。
申請書は申請承認の状況を日々確認し、承認されていれば勤務表へ転記します。
毎日、残業時間の集計を行い、設定した閾値を超えている人に連絡を行います。
有休申請が提出される度に、残日数の有無を確認し、承認されたら、
有休管理簿に取得日と残日数を記載します。
毎月、有休付与者を確認し付与日数を算出し、管理簿へ反映します。

システムでの処理を手作業に置き換えると、あまりにも手間のかかる事になり、
まとめて処理せざるを得ない状況になります。

まとめて処理するということは、処理された結果を知るタイミングが遅れる事に
なりますので、取返しのつかない結果になっている可能性もあります。

いかがでしたでしょうか。

手作業からシステムではなく、システムから手作業にすることを想定してみると、
システム化の効果はより明確になるのではないでしょうか。

勤怠管理システムは、一度使うと手作業には戻れなくなりますよ。