勤怠管理システムの設定が難しい理由

中堅・中小企業向け勤怠管理システムは、クラウドサービスが主流となりつつあります。

初期費用が無料から数万円と、コスト面でのハードルが低い製品も数多く提供されています。

そのような製品は、自社で初期設定を実施する必要がありますので、人事担当者が自社の労働条件に合わせて設定しているのではないでしょうか。

人事担当者からは、初期設定が難しい、何から手を付けて良いのか分からない、というお話しを聞くことがありますので、今回は初期設定について、記載してみたいと思います。

勤怠管理システムの初期設定は、

自社の労働条件に合わせた業務を把握（業務要件）し、

システムに設定する内容（システム要件）に落とし込み、

設定の作業を実施する必要があります。

業務要件では「実働8h以上を残業として計上する」という内容ですが、

システム要件では、その動作を実現する為に、始業時間の定義、休憩時間の定義、始業時間から休憩時間を除いた労働時間に対し、8h以上となった場合に、法定外残業時間という項目に計上するといった設定が必要となります。また、始業終業時間の丸め等を考慮する必要もあります。

このように、業務要件からシステム要件に変換することができれば、初期設定は、ただの作業になります。

しかし、その変換でつまづくと、勤怠管理システムの設定は進まず、非常に困難なものになってしまいます。

勤怠管理システムの初期設定を実施される場合に、意識してみてくださいね。